Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente Política establece los términos, condiciones y finalidades sobre las cuales tubambini efectúa el tratamiento de los Datos Personales de todos los Usuarios, así como las condiciones de seguridad y confidencialidad de dicha información, y procedimientos establecidos para que los usuarios de los datos o sus representantes puedan ejercer los derechos sobre las leyes de protección de Datos Personales.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Principios

tubambini  velará por los siguientes principios específicos:

  1. Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de Datos Personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos.
  2. Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de Datos Personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
  3. Principio de finalidad: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política, en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato al momento de obtener su Autorización.
  4. Principio de veracidad o calidad: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, tubambini se abstendrá de tratarlo o solicitara a su titular la completitud o corrección de la información.
  5. Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de tubambini, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de tubambini que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por tubambini.
  7. Principio de seguridad: Los Datos Personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por tubambini, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  8. Principio de confidencialidad: Todo Dato Personal diferente al Dato Público, debe tratarse por los Responsables y Encargados, como confidencial aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato y tubambini.

Deberes de tubambini como responsable del Tratamiento de Datos Personales

Son deberes de tubambini:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas aplicables y concordantes y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13.  Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Finalidad del Tratamiento de Datos

  1. Cumplimiento del ordenamiento legal.
  2. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales y comerciales, operativas y contables.
  3. Cumplir con los procesos internos en materia de administración de clientes y proveedores.
  4. Envío de comunicaciones.
  5. Mantener y actualizar la información relacionada con los clientes con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
  6. Realizar pagos de productos o servicios.
  7. Elaborar y reportar información estadística.

Derechos del titular de los datos personales

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a los datos personales del Titular.
  4. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Canales de atención

Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por estos, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares a través de los canales que han sido habilitados por tubambini para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición así:

Atención a través de correo electrónico. La atención a través de correo electrónico al Titular del dato para la atención de peticiones, consultas y reclamos será familia@tubambini.co

Procedimiento para ejercer los derechos de los titulares de los datos personales

Los titulares, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, aquellos a quienes se ha estipulado a favor de otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, podrán realizar consultas y/o reclamos referentes a sus datos personales a través de los canales descritos anteriormente, en los siguientes términos:

CONSULTA. Las consultas deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que requieren ser consultados, iii) dirección, iv) correo electrónico, y; v) en caso de ser causahabientes y/o apoderados anexar el respectivo documento que lo acredite.

Las consultas serán atendidas por tubambini, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, tubambini informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, fecha que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando la consulta no sea clara, no se entienda, o no cumpla los requisitos necesarios para desarrollar una respuesta, tubambini le informará al titular o al causahabiente para que nuevamente presente la consulta a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al requerimiento. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, tubambini entenderá, que el Titular, causahabiente o apoderado ha desistido de la consulta.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Así entonces, el término máximo para atender la consulta será de quince (15) días hábiles, siempre y cuando dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta por cualquier medio dispuesto para ello se le informe al titulare el motivo de la demora, de lo contrario el término máximo será de diez (10) días hábiles.

RECLAMO. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en alguna Base de Datos deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo a los canales de atención dispuestos por tubambini.

Este reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del Titular, ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iii) dirección del domicilio, iv) correo electrónico, y; v) acompañamiento de los documentos que el titular, causahabiente y/o apoderado quiere hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto tubambini requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, tubambini entenderá, que el titular o causahabiente han desistido del reclamo.

tubambini, dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que sobrepase ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

NotaLa supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederán cuando el Responsable tenga un deber legal o contractual que le obligue a mantener los Datos en la base de datos de tubambini.